KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kita ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan karunia-Nya sehingga kita dapat berkumpul di dalam forum ini, yaitu Laporan Pertanggungjawaban Panitia IMAS Peduli Pendidikan Simalungun X (IPPS X)
Yang kami hormati:
Penasehat Organisasi IMAS-USU
Dewan Pengurus Organisasi IMAS-USU
Alumni IMAS-USU yang senantiasa mendukung kegiatan IMAS-USU
Seluruh rekan-rekan IMAS-USU
Ikatan Mahasiswa Simalungun (IMAS) yang merupakan wadah berkumpulnya mahasiswa/i yang ber-ahap Simalungun yang ada di Universitas Sumatera Utara yang mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Menumbuhkembangkan rasa persaudaraan dan solidaritas mahasiswa/i USU yang ber “ahap” simalungun
2. Membina kesadaran selaku mahasiswa Simalungun di tengah-tengah perguruan tinggi USU.
3. Meningkatkan kepekaan mahasiswa/i yang ber ahap simalungun terhadap situasi masyarakat Simalungun, dan masyarakat Indonesia pada umumnya.
4. Membentuk mahasiswa/i Simalungun yang ber ahap Simalungun yang intelek, ideal, kreatif dan potensial.
Atas dasar tujuan yang ada tertuang dalam Anggaran Dasar BAB II Pasal 6 tersebutlah maka kegiatan IMAS-USU peduli pendidikan Simalungun dapat terselenggara kembali untuk yang ke-10 kali nya setiap tahun semenjak IMAS-USU didirikan.
Ada beberapa kendala yang kami temui dalam proses penyelenggaraan kegiatan IPPS tahun ini, akan tetapi berkat bantuan, masukan, kritikan dari berbagai pihak akhirnya kegiatan IPPS X dapat terselenggara dengan baik. Untuk itu dengan segala kerendahan hati Panitia mengucapkan terimakasih kepada :
1. DPO IMAS-USU yang telah mempercayakan kami sebagai panitia IPPS X dan juga tanpa lelah-lelahnya memberikan kontribusi positif terhadap berlangsungnya kegiatan ini.
2. Abang/Kakak Alumni IMAS-USU yang selalu memberikan saran, dukungan moril maupun materiil dalam proses belangsungnya kegiatan ini.
3. Rekan-rekan Seperjuangan IMAS-USU yang telah bersedia turut aktif dalam setiap rangkaian kegiatan IPPS X, mulai dari persiapan kegiatan, pengantaran surat, motivasi, pelaksanaan try out dan juga seminar serta penyerahanan hadiah. Mari tetap berjuang untuk kejayaan Simalungun.
4. Para Orang tua dari anggota-anggota IMAS-USU yang telah turut mendukung dalam proses penyelenggaraan kegiatan ini.
5. Pihak BT/BS BIMA yang menjadi partner dalam kegiatan IPPS X
6. Para Kepala Sekolah dan juga Guru-guru di Sekolah yang bekerjasama dengan Panitia di tahun ini, terkhusus pihak SMA N 1 Raya yang juga telah menyediakan tempat untuk seminar dan penyerahan hadiah bagi para pemenang.
7. Pihak PTPN 3 yang telah memberikan kontribusi Materil.
8. Direksi Harosuhta FM, Redaktur Harian SIB, Redaktur Harian Metro Siantar, dan Juga Tedaktur harian Metropolis yang telah mempublikasikan kegiatan IPPS X
9. Dan juga pihak-pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu yang telah memberikan kontribusinya sehingga kegiatan ini mempunyai manfaat bagi kita semua.
Maka sehubungan dengan selesainya kegiatan ini, saatnya kami sebagai panitia untuk mempertanggung jawabkan dihadapan DPO IMAS-USU dan seluruh rekan anggota IMAS-USU demi terwujudnya konsep akuntabilitas organisasi. Kami mengharapkan dalam forum ini, laporan yang kami berikan bisa menjadi bahan kajian bagi kita semua, dan kita dapat membuat evaluasi kritis, realistis dan objektif sehingga dapat menjadi bahan pembelajaran bagi setiap kepanitian di IMAS-USU selanjutnya.
Medan, 10 April 2012
Panitia IPPS X
BAGIAN I
PENDAHULUAN
NAMA KEGIATAN
Kegiatan ini bernama IMAS Peduli Pendidikan Simalungun X (IPPS X)
DASAR PEMIKIRAN
Mahasiswa idealnya merupakan agen perubahan dan kontrol sosial di tengah masyarakat, bangsa dan negara. Dengan dasar tersebut, Ikatan Mahasiswa Simalungun Universitas Sumatera Utara (IMAS-USU) yang merupakan wadah berkumpulnya mahasiswa Simalungun yang berada di Universitas Sumatera Utara dan masih peduli dengan pendidikan Simalungun , dengan tetap memegang teguh “Ahap Simalungun” serta sadar akan fungsinya sebagai mahasiswa, terutama mewujudkan “TRI DARMA PERGURUAN TINGGI”, berusaha menjadi fasilitator dan kontrol sosial atas problematika kehidupan masyarakat menuju ke tingkat yang lebih baik lagi dalam bentuk karya nyatanya untuk kemajuan Simalungun pada khususnya dan Indonesia pada umumnya.
Sesuai dengan perkembangan zaman dan kemajuan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) yang demikian pesatnya, dapat dipastikan akan mempengaruhi kehidupan berbangsa dan bernegara, tidak terkecuali di Indonesia. Kemajuan tersebut pada umumnya hanya bisa dirasakan oleh masyarakat yang peka serta didukung oleh lingkungan yang mendukung. Dalam artian masyarakat yang berada di daerah perkotaanlah yang bisa menikmati kemajuan ini, dimana masyarakat perkotaan begitu cepat beradaptasi dan mempersiapkan diri untuk mengikuti perkembangan yang terjadi. Sebaliknya, daerah-daerah yang jauh dari riuhnya suasana perkotaan malah canggung untuk memasuki era baru ini, bahkan banyak dari masyarakat yang belum mengenal apalagi menikmati pesatnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi.
Kemajuan yang tidak merata tersebut juga dirasakan oleh masyarakat di Simalungun, dimana akses teknologi di daerah ini berbanding terbalik dengan daerah di perkotaan, seperti medan, siantar, tebing tinggi, dan lain sebagainya. Hal ini juga dirasakan oleh para pelajar di Kabupaten Simalungun, yang mana kemajuan pendidikan yang disertai dengan pesatnya teknologi tidak begitu populer di mata mereka. Perbandingan nyata akan hal tersebut dapat dilihat dari begitu maraknya tempat-tempat kursus serta bimbangan belajar dan bimbingan tes di daerah perkotaan, dimana system komputerisasi akan selalu diterapkan dalam setiap latihan-latihan mereka lakukan, sehingga membuat mereka terbiasa dalam menghadapi Ujian Nasional (UN) maupun Seleksi Nasional Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SNMPTN) yang menggunakan lembar jawaban komputer (LJK). Namun hal ini masih sulit diakses di daerah yang notabene jauh dari perkotaan seperti di Simalungun. Hal ini disebabkan oleh kurangnya fasilitas dan juga informasi di daerah ini. Disisi lain masyarakat di daerah ini masih banyak yang belum memahami bagaimana pentingnya pendidikan di era globalisasi saat ini, sehingga membuat mereka kurang mempunyai motivasi melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi.
IMAS-USU menyadari keadaan tersebut dan mencoba mencari suatu solusi demi kemajuan pendidikan yang ada di daerah Simalungun cara melakukan suatu kegiatan yang langsung menyentuh ke masyarakat Simalungun terutama dalam jalur pendidikan yang diberi nama “IMAS PEDULI PENDIDIKAN SIMALUNGUN X”.
IPPS merupakan program rutin setiap tahun dari IMAS-USU sejak tahun 2003 dengan hasil yang sangat memuaskan dan manfaatnya dapat dirasakan langsung oleh siswa/i Simalungun, dimana dengan kegiatan tersebut banyak siswa/i Simalungun yang mendapatkan kemudahan pada waktu Ujian Nasional UN karena telah mendapat pelatihan melalui kegiatan tersebut dan mempunyai motivasi untuk melanjutkan pendidikannya ke jenjang yang lebih tinggi. Disamping itu, kegiatan ini juga berlandasan dengan visi dan misi IMAS-USU itu sendiri yaitu menciptakan mahasiswa Simalungun yang kreatif, intelektual, ideal dan potensial, serta mengingat Tri Dharma perguruan tinggi terutama butir ketiga yaitu “pengabdian masyarakat”.
1. Meningkatkan kesadaran masyarakat Simalungun khususnya siswa/i terhadap pentingnya pendidikan agar kelak terciptanya generasi penerus bangsa yang berintelektual, potensial dan kreatif yang pada akhirnya akan membawa Simalungun menjadi lebih maju di bidang pendidikan, sosial dan lain-lain.
2. Membantu meningkatkan motivasi siswa/I di Simalungun untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang lebih tinggi.
3. Meningkatkan kepekaan mahasiswa Simalungun Universitas Sumatera Utara sebagai kaum intelektual Simalungun terhadap kemajuan pendidikan terutama di daerah Simalungun.
4. Meningkatkan hubungan interaksi antara mahasiswa Simalungun dengan masyarakat Simalungun pada umumnya dan siswa/i SMA dan SMP di kabupaten Simalungun pada khususnya hingga terjalinnya hubungan yang baik antara mahasiswa dan siswa/i yang pada akhirnya mampu membentuk mahasiswa yang cakap berkomunikasi dengan berbagai kalangan.
5. Membantu meningkatkan kualitas siswa/i SMA dan SMP yang ada di kabupaten Simalungun dalam bidang ilmiah maupun strategi untuk menghadapi Ujian Nasional (UN) 2012 dan SNMPTN 2012.
BAGIAN II
DESKRIPSI KEGIATAN
I. Pengantaran Surat
Pengantaran surat merupakan proses awal untuk menjalin komunikasi dan kerjasama dengan pihak sekolah yang akan mengikuti kegiatan IPPS X. Ada sebanyak 46 Sekolah yang diantarkan surat oleh Panitia IPPS X yang tersebar di kecamatan Raya, Bandar, Pematang Bandar, Serbelawan, Sindaraya, Tanah Jawa, Purba, Dolok Silau, Haranggaol, panei tongah, panombeian panei, dan silimakuta. Namun pada akhirnya ada 22 sekolah yang bersedia bekerjasama diengan panitia. Pengantaran dilakukan oleh panitia bekerjasama dengan para anggota IMAS-USU.
Pelaksanaan kegiatan IPPS tahun ini menurun dari segi kuantitas dari tahun lalu, ini dikarenakan oleh beberapa kendala:
1. Adanya kewajiban sekolah untuk mengikuti Tyy-out 2 kali dari dinas pendidikan simalungun.
2. Adanya sekolah yang meminta surat persetujuan dari dinas.
3. Adanya sekolah yang meminta kegiatan Try-Out persis seperti UN.
4. Banyaknya Bimbingan belajar yang melakukan kegiatan serupa
5. Terlambatnya pengantaran surat, sehingga didahului oleh bimbingan belajar yang lain.
Untuk itu kami dari panitia IPPS X memberikan saran untuk kepanitiaan IPPS selanjutnya, agar dapat melakukan kerjasama dengan dengan dinas pendidikan simalungun, sehingga semua sekolah bisa berpartisipasi. Harapan kami kepada DPO selanjutnya agar pembentukan panitia IPPS dapat dilaksanakan minimal pada awal bulan 11 agar bisa melakukan penjajakan yang lebih intens dengan pihak dinas. Kemudian Panitia IPPS selanjutnya diharapkan mampu membuat soal sendiri secara mandiri dan juga bentuk Try-out persis seperti UN.
II. Motivasi belajar
Motivasi belajar dalam menghadapi Ujian Nasional (UN) sekaligus merangsang semangat siswa/i untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi kepada siswa/i SMP dan SMA dimana sekolah nya telah melakukan kerjasama dengan IMAS. Motivasi dilakukan oleh setiap anggota IMAS yang telah mendapat pelatihan motivasi sebelumnya yang dilakukan di sekretariat IMAS-USU oleh Bg Ferdinand Dellesed Girang. Pelaksanaan Motivasi dilakukan dari tanggal 9- 11 Februari 2012.
Adapun pokok-pokok bahasan yang harus disampaikan adalah sebagai berikut:
NO ITEM KETERANGAN
1 Perkenalan Diri Nama, Jurusan/Fakultas, Stambuk, asal SMA, Asal Kampung
2 Perkenalan IMAS Apa itu IMAS, ceritakan sekilas tentang kegiatan IMAS, Alamat Sekret, Blog/FB IMAS
3 Informasi UAN 1. Tgl pelaksanaan UN
2. Syarat kelulusan UN
3. Informasi seputar UMB/SNMPTN, dll
4 Penjelasan IPPS 1. Tujuan IPPS
2. Apa keuntungan yang akan didapatkan siswa yang mengikuti IPPS
• Menggunakan LJK, sehingga siswa dilatih untuk terbiasa dengan LJK. Serta hasilnya juga akan diketahui sehari setelah Try Out
• Siswa akan mendapatkan hadiah
• Siswa akan mendapatkan model soal pada saat motivasi
• Siswa akan mendapatkan pembahasan soal try out
5 Motivasi 1. Membagikan pengalaman pribadi
2. Berikan mimpi kepada mereka
3. Ceritakan tentang beberapa orang sukses yang dapat memberi informasi
4. Mengingatkan mereka tentang jerih payah orang tua
5. Jangan lupa berdoa
6. Kiat-kiat sukses belajar
6 Pelaksanaan Try Out Mulai jam brapa, apa yang harus dibawa, baju, dll.
Di akhir motivasi para anggota IMAS memberikan model soal sebagai bahan pembelajaran untuk try out yang dilaksanakan seminggu kemudian.
Saran kami untuk panitia selanjutnya agar semua anggota yang akan melakukan motivasi di sekolah harus mendapat pelatihan motivasi sebelumnya.
III. Try Out
Try Out dilaksanakan di SMP dan SMA yang telah bekerjasama dengan Panitia IPPS X. Khusus untuk SMP Muhammadiyah Bandar dan Kecamatan Raya Kahean, kegiatan Try out dilaksanakn pada hari Sabtu, 17 Februari 2012 sedangkan selebihnya dilaksanakan keesokan harinya minggu, 18 Februari 2012 pada jam 13.00 WIB. Kegiatan Try Out berjalan cukup lancar di semua sekolah, namun ada satu sekolah yang batal melaksakan Try out sesuai dengan rencana yang disepakati, yaitu SMP N 2 Raya. Hal ini terjadi dikarenakan ada miss komunikasi antara Kepala Sekolah dengan panitia, sehingga Kepala Sekolah lupa untuk mengumumkan kegiatan Try Out tersebut kepada guru-guru dan siswa. Dan akhirnya kegiatan Try Out diundur menjadi tanggal 14 Maret dengan catatan peserta try out tidak berhak lagi mengikuti kompetisi yang berlangsung.
Try Out diawasi oleh anggota IMAS dan juga guru-guru sesuai dengan kesepakatan pihak sekolah dengan panitia. Kemudian LJK atas Try Out tersebut dikumpulkan di Raya dan kemudian dibawa ke medan untuk di koreksi di BT/BS BIMA.
Hasil dari Try Out diumumkan pada hari rabu tanggal 15 Februari 2012 yang diantar oleh panitia ke Sekolah masing-masing.
Agar dapat menjalin komunikasi yang efektif agar kegiatan seperti diatas tidak terjadi kembali, dan juga menjalin komunikasi lanjutan setelah dilaksanakan kegiatan.
Kemudian untuk menghindari tidak turunnnya OMR ke lapangan, di lakukan semacam MOU atau perjanjian tertulis yang mengikat.
IV. Seminar dan Penyerahan Hadiah
Seminar dan penyerahan hadiah adalah kegiatan terkahir dalam rangkaian kegiatan IPPS X. Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 17 Maret 2012 bertempat di laboratorium IPA, SMA N 1 Raya. Adapun peserta dalam kegiatan ini adalah para pemenang kegiatan IPPS X, siswa-siswi kelas 3 SMA N 1 Raya, guru-guru pendamping, utusan Dinas Pendidikan Simalungun, dan juga anggota IMAS-USU.
Kegiatan ini berlangsung cukup meriah, dan mendapat tanggapan positif dari para peserta. Kegiatan ini berlangsung dari jam 13.00 WIB -15.00 WIB
Adapun yang menjadi tertib acaranya adalah sebagai berikut :
1. Kata sambutan dari MC
2. Menyanyikan Lagu Indonesia raya
3. kata sambutan dari
1. Ketua Panitia IPPS X
2. Pihak SMA N 1 Raya
3. Pemerintah Kabupaten Simalungun
4. Alumni IMAS-USU
5. Koordinator Umum
4. Pemamaparan singkat dari Ketua Panitia tentang kegiatan IPPS X
5. Materi Motivasi oleh Janroi Purba
6. Diskusi “Kualitas pendidikan simalungun” dari Dinas Pendidikan
7. Penyerahan Hadiah
8. Kesan dan Pesan:
1. Siswa SMP
2. Siswa SMA
3. Bpk/ibu guru sebagai Pendamping(mewakili sekolah)
4. Anggota Baru IMAS-USU
Dan yang menjadi juara paga kegiatan IPPS X ini adalah :
*tingkat SMP:
Juara I : Reny Anggreiny S (SMP N 1 Dolok Silau)
Juara II : Nurainun Damanik (SMP N 1 Raya)
Juara III : Jessica Angelina Purba (SMP N 1 Raya)
Juara IV : Ulfa Yuli Widayana (SMP N 1 Raya)
Juara V : Joni Person Saragih (SMP N 1 Raya)
*tingkat SMA IPA
Juara I : Mien Girsang (SMA N 1 Raya)
Juara II : Dede Pradana (SMA N 1 Tanah Jawa)
Juara III : Dina Servia (SMA N 1 Raya)
Juara IV : Luccas (SMA N 1 Raya)
Juara V : Riris Purba (SMA N 1 Raya)
*tingkat SMA IPS
Juara I : Alricson Malau (SMA N 1 Purba)
Juara II : Rizki Iskandar (SMA N 1 Tanah Jawa)
Juara III : Siti Aminah (SMA N 1 Tanah Jawa)
Juara IV : Rume Hawa Y (SMA N 1 Raya)
Juara V : Yuli R Purba (SMA N 1 Raya)
Para juara tingkat SMP mendapat hadiah berupa Trophy dan juga bingkisan menarik dari panitia, sedangkan untuk tingkat SMA mendapatkan Trophy , dan juga Hadiah gratis bimbingan intensif SNM PTN di BT/BS BIMA bagi peringkat 1-3, untuk peringkat 4 dan 5 masingmasing mendapat diskon 80% dan juga 60%.
Harapan kami untuk panitia IPPS selanjutnya dapat melaksanakan kegiatan seminar dan penyerahan hadiah dengan lebih besar dan juga lebih meriah yang tentunya dapat bemanfaat bagi siswa-siswi di Simalungun. Dan juga dapat menambah variasi pada kegiatan seperti melaksanakan perlombaan pidato bahasa inggris, simalungun dan juga bahasa indonesia.
V. Lomba Artikel bagi kalangan IMAS-USU
Lomba artikel ini siselenggarakan untuk mengasah kemampuan intelektual anggota IMAS-USU dalam bidang pendidikan khususnya di Simalungun. Lomba artikel ini mengambil tema Pendidikan dikaitkan dengan kegiatan IPPS X.
Agar kegiatan ini menarik bagi para anggota IMAS-USU, panitia menyediakan hadiah-hadiah menarik berupa Trophy dan juga buku-buku bagi para pemenangnya. Lomba diumumkan pada saat rapat rutin 30 Maret 2012 dan ditutup pada tanggal 10 April 2012. Namun sangat disayangkan hadiah yang semula di rencanakan tidak bisa dibagikan kepada para pemenang dikarenakan sampai pada saat akhir pengumpulan artikel, tak ada satupun anggota IMAS-USU yang mengumpulkan artikel.
Peserta kegiatan yang terdaftar untuk mengikuti kegiatan ini adalah sebanyak 2606 peserta. Namun pada akhirnya ketika pelaksanaan Try Out, yang mengikuti adalah sebanyak peserta.
Berikut adalah peserta yang terdaftar dalam kegiatan IPPS X:
1. RAYA
No Sekolah JUMLAH
1 SMP N 1 Raya 212
2 SMP N 2 Raya 260
3 SMP N 3 Raya 104
4 SMP sw GKPS 7 Raya 16
5 SMP N 4 Raya 31
6 SMA N 1 raya 151
7 SMA GKPS Raya 69
2. PURBA
No Sekolah JUMLAH
1 SMP N 1 Purba 265
2 SMP N 2 Purba 167
3 SMA N 1 Purba 112
3. Tanah Jawa
No Sekolah JUMLAH
1 SMA Binaguna 110
2 SMA N 1 Tanah Jawa 222
4. HARANG GAOL
No Sekolah JUMLAH
1 SMP Sw GKPS 6 Haranggaol 44
2 SMP Sw Santo Agustinus 31
5. DOLOK SILAU
No Sekolah JUMLAH
1 SMP N 1 Dolok Silau 53
2 SMP Sw GKPS 5 Dolok Silau 39
6. RAYA KAHEAN
No Sekolah JUMLAH
1 SMP N 1 Raya Kahean 152
2 SMP N 2 Raya Kahean 68
3 SMP Sw. GKPS Raya Kahean 8
4 SMP Karya Bakti 72
5 SMA Al-Wasliyah 26
7. PERDAGANGAN
No Sekolah JUMLAH
1 SMP N 1 Pardagangan 261
2 SMP Muhammadiyah Bandar 34
BAGIAN III
KEPANITIAAN
Penasehat : Prof.Ir Edison purba Sidadolok, P.hd
Ir. Mahanaim Sipayung
Penanggung jawab : Dewan Pengurus Organisasi IMAS-USU
Stearing Comitte : Rejeki Ando Sitopu
Oktani Haloho
Panitia Pelaksana
Ketua Panitia : Dika Nivardo Sinaga
Sekretaris Panitia : Erick Doorka Purba
Bendahara Panitia : Mesra waty Haloho
Seksi Penanggung Jawab Soal
Koordinator : Leonardo Sipayung
Anggota : Jan Roi Purba
Monika Lingga
Johannes Munthe
Simon Sinaga
Nora Purba
Seksi Hubungan Masyarakat
Koordinator : Drayeni Haloho
Anggota Alex Saragih
Ovi Steve Munthe
Era Purba
Ardi Rohan Sinaga
Betrik Saragih
Seksi Peralatan dan Transportasi
Koordinator : Haswin Saragih
Anggota Hot Klasmen Purba
Moga Tuah Purba
Richardo Saragih
Seksi Dokumentasi
Koordinator : Reza Maulana Saragih
Anggota Nirma Purba
Lia Winni
Doriani Lingga
Desiyana Girsang
Seksi Konsumsi
Koordinator : Rani Damanik
Anggota Donarta Saragih
Novelina Purba
Silvia Purba
1. Ketua
Job description :
a. Mengkoordinasikan dan mengontrol seluruh kegiatan agar dapat berjalan dengan lancar
b. Mengusahakan agar seluruh kegiatan berjalan secara efektif dan efisien
c. Memngontrol tugas setiap seksi dan memberdayakan seluruh unsur panitia
d. Membuat proposal bekerjasama dengan anggota, terutama BPH lainnya
e. Bertanggung jawab atas eksternal kepanitiaan
f. Bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan
Kinerja :
a. Terlaksananya kegiatan IPPS X
b. Ketua Panitia berusaha untuk memimpin setiap kegiatan dalam IPPS X sesuai dengan job description yang telah disepakati agar berjalan lancar sesuai dengan dengan perencanaan.
c. Berusaha mengkoordinir dan monitoring setiap seksi agar bekerja sesuai dengan jobdes masing-masing,
d. Mengkoordinir panitia inti dalam pembuatan proposal
e. Bertanggung jawab atas aktivitas kepanitiaan dari awal dibentuk sampai saat ini
Kendala :
a. Sulitnya mengkoordinir dan memonitoring setiap seksi yang ada, sehingga masih ada seksi yang kurang berkontribusi secara penuh dalam kepanitiaan dan mengakibatkan tugas-tugas seksi terpaksa diambil alih
Solusi :
a. Mengambil alih ataupun mendelegasikan tugas-tugas seksi yang tidak dikerjakan oleh seksi yang bersangkutan
Saran Ke Depan:
a. Ketua Panitia haruslah benar-benar menjadi pionir disetiap kegiatan, dengan ketegasan sehingga masalah diatas mungkin bisa terselesaikan.
2. Sekretaris
Job description :
a. Mengkoordinir surat-menyurat
b. Mencatat hal-hal penting dalam kegiatan kepanitiaan
c. Bekerjasama dengan panitia inti lainnya demi terlaksananya kegiatan
d. Mempersiapkan rapat panitia serta mebuat notulensi rapat dan daftar kehadiran panitia saat rapat
Kinerja :
a. Sekretaris mengkoordinir surat-menyurat
b. Mencatat hal-hal penting dalam setiap pelaksanaan kegiatan
c. Bekerjasama dengan panitia lainnya serta membantu memonitoring setiap seksi.
d. Sekretaris mempersiapkan rapat panitia dan membuat notulensi setiap rapat berlangsung
Kendala :
a. Sulitnya untuk mengatur waktu untuk rapat panitia, dikarenakan waktu yang kurang mendukung( pada saat ujian dan liburan).
Solusi :
a. Rapat panitia dilaksanakan hanya beberapa kali sebelum kegiatan berlangsung.
Saran Ke Depan:
a. Panitia dibentuk lebih awal dengan mempertimbangkan waktu ujian dan liburan, sehingga pelaksanaan kepanitiaan tidak terganggu oleh jadwal yang ada.
3. Bendahara
Job description :
a. Mengkoordinir transaksi/ kebutuhan keuangan
b. Memelihara bukti setiap transaksi untuk laporan keuangan
c. Mengadakan pembukuan keuangan
d. Bekerjasama dengan panitia inti lainnya demi terlaksananya kegiatan
Kinerja :
a. Bendahara mengkoordinir setiap uang masuk dan keluar
b. Menyimpan bukti setiap transaksi
c. Melakukan pembukuan keuangan
Kendala :
a. Sulitnya melakukan pembukuan keuangan sesuai waktunya, dikarenakan ada yang menyetor atau meminta pengeluaran dengan waktu yang agak lama.
Solusi :
a. Bendahara melakukan pembukuan sesuai dengan waktu disetorkan.
Saran Ke Depan:
a. Hendaknya bendahara lebih aktif untuk selalu mengkoordinir setiap uang masuk dan keluar.
4. Seksi-seksi
A. Seksi Penanggung Jawab Soal
Job description :
a. Mencari data-data bimbingan belajar yang akan menjadi calon pengada soal untuk kegiatan try out
b. Bertanggungjawab atas kualitas soal try out
c. Melakukan pemeriksaan ulang pada jumlah soal yang didistribusikan di setiap sekolah
d. Bertanggung jawab atas pendistribusian soal-soal pada setiap sekolah yang mengikuti kegiatan
Kinerja :
a. Mencari tempat bimbingan belajar untuk membantu dalam pengadaan soal yakni BT/BS BIMA, SSC, ADZKIA, dan GO.
b. Menyiapkan soal-soal untuk motivasi dan try out.
c. Mengatur pembagian soal untuk tiap-tiap sekolah baik saat motivasi maupun pada saat try out.
d. Memeriksa kebenaran dan kesesuaian soal-soal yang diminta dari BT/BS BIMA ; jumlah soal dengan jumlah siswa, jumlah soal dengan jumlah kunci jawaban dan LJK.
Kendala :
a. Sulitnya mengadakan rapat intern seks.
Solusi :
a. Bekerjasama dengan pihak BT/BS BIMA
Saran Ke Depan:
a. Kalau bisa yang mengadakan soal langsung dari IMAS-USU sendiri
b. Agar memilih koordinator dan anggota yang mempunyai komitmen di IPPS.
B. Seksi Hubungan Masyarakat
Job description :
a. Mencari data-data pihak yang berpeluang besar menjadi sponsorship kegiatan
b. Mendistribusikan proposal pencarian dana kepada pihak calon sponsor atau bantuan dana yang tidak mengikat
c. Membuat publikasi melalui spanduk, radio, undangan kecil, poster, dll. ( disesuaikan kondisi )
d. Mengkoordinir kegiatan pelatihan motivasi
e. Mengundang media untuk meliput kegiatan
Kinerja :
a. Kordinator yang bekerjasama dengan BPH telah mendistribusikan proposal dan mengecek proposal ke beberapa calon donateur.
b. Sie Humas sudah mempublikasikan kegiatan ini melalui facebook, yaitu Grup IMAS-USU
c. Sie Humas yang bekerja sama dengan BPH sudah mengundang media massa (koran) dan menyiarkan di radio untuk meliput kegiatan ini, mulai dari pemberian Motivasi, Try Out hingga Penyerahan Hadiah. Adapun media massa yang meliput antara lain harian Metropolis, Metro Siantar, dan harian SIB dan Radio Harosuhta.
d. Sie Humas telah membantu mengkoordinir kegiatan pelatihan motivasi yang diadakan di sekretariat IMAS-USU pada tanggal 1 Februari 2012.
e. Sie Humas telah membantu mengkoordinir kegiatan pelatihan motivasi yang diadakan di sekretariat IMAS-USU pada tanggal 1 Februari 2012.
Kendala :
a. Sulitnya mengadakan intern bersama anggota lainnya dikarenakan sulitnya mengatur jadwal kosong diluar jam kuliah.
b. Kurangnya komunikasi yang intens dengan BPH sehingga informasi terbaru atau perkembangan mengenai kegiatan ini kurang terpublikasi dengan baik.
c. Beberapa jobdes yang seharusnya dikerjakan oleh seksi ini harus ditangani/dikerjakan oleh BPH dikarenakan pada masa libur.
Solusi :
a. Koordinator seksi berusaha bekerja sebisa mungkin demi terlaksananya jobdes.
Saran Ke Depan:
a. Membangun komunikasi yeng lebih intens terhadap sesama anggota dan koordinator, agar dapat saling berbagi informasi terbaru.
b. Agar BPH juga selalu memberikan informasi supaya setiap seksi dapat mengerjakan jodesnya tanpa harus bergantung kepada BPH.
C. Seksi Dokumentasi
Job description :
a. Menyediakan peralatan dokumentasi seperti handicam, camera digital
b. Bertanggungjawab atas pendokumentasian setiap kegiatan yang dilakukan
c. Mempublikasikan dokumentasi yang telah ada melalui facebook, cetak, dll
Kinerja :
f. Kamera digital siap untuk digunakan selama pelaksanaan kegiatan IPPS baik sewaktu rapat, motivasi ke Sekolah, Try Out dan Seminar
g. Telah memenuhi tanggung jawab untuk memfoto ataupun meliput setiap kegiatan untuk dokumentasi
h. Telah mempublikasikan semua dokumentasi yang telah ada ke Grup IMAS-USU melalui facebook dan telah mencetak foto sebagai dokumentasi kegiatan IPPS
Kendala :
a. Kurangnya koordinasi antar anggota seksi
b. Minimnnya kamera dan tidak adanya handicam
c. Tidak dapat mendokumentasikan semua kegiatan di setiap sekolah
Solusi :
a. Pada akhirnya Kamera digital saja yang digunakan untuk dokumentasi
b. Hanya sebagian sekolah saja yang terdokumentasi pada kegiatan IPPS X
Saran Ke Depan:
a. Perlunya komunikasi yang baik antar anggota seksi agar kepanitiaan dapat berjalan dengan baik
b. Kedepannya perlu jauh-jauh hari untuk mempersiapkan alat dokumentasi
c. Perlu komunikasi kepada anggota lain untuk mendokumentasikan kegiatan-kegiatan di setiap sekolah yang mengikuti IPPS X
D. Seksi Peralatan, dan Transportasi
Job description :
a. Menyiapkan transportasi sefektif dan seefisien mungkin sesuai dengan jumlah anggota yang ikut
b. Menyiapkan peralatan yang dibutuhkan pada setiap kegiatan yang berlangsung
Kinerja :
a. Seksi beruasaha menyiapkan transportasi pada saat kegiatan seminar dan penyerahan hadiah. Pada saat motivasi dan try out, anggota IMAS sebagian besar berangkat dari kampung masing-masing.
b. Seksi menyiapkan peralatan loudspeaker untuk kegiatan try out.
Kendala
a. Kurangnya kerjasama antara koordinator dengan anggota
b. Tidak efisiennya pembagian tugas pada setiap seksi
Solusi :
a. Koordinator berusaha bekerja sendiri
Saran Ke Depan:
a. Jangan sesekali menerima tawaran menjadi panitia IPPS kalau hanya setengah-setengah hati untuk mengabdi, ini dibuktikan dengan beberapa anggota yang mempunyai banyak alasan ketika diminta untuk melakukan sesuatu untuk IPPS.
E. Seksi Konsumsi
Job description :
a. Membuat perencanaan konsumsi untuk setiap kegiatan yang akan dilaksanakan
b. Mengkoordinir konsumsi pada setiap kegiatan yang berlangsung
Kinerja :
a. Seksi membuat perencanaan konsumsi untuk kegiatan IPPS
b. Seksi mengkoordinir konsumsi pada saat rapat panitia
c. Pengkoordiniran konsumsi tidak bisa dilaksanakan di kegiatan motivasi dan Try out dikarenakan tempat kegiatan berbeda-beda pada setiap anggota
Kendala :
a. Kegiatan IPPS dilakukan di lokasi berbeda, sehingga sulit untuk melakukan pengkoordiniran konsumsi .
Solusi :
a. Konsumsi anggota IMAS yang mengikuti kegiatan diserahkan kepada yang bersangkutan
Saran Ke Depan:
a. Sebaiknya kepanitiaan IPPS tidak membentuk seksi konsumsi, dikarenakan lokasi kegiatan yang berbeda-beda tiap anggota, sehingga seksi konsumsi seolah tidak berfungsi.
A) Surat Masuk
1. Nomor : 010 /SK/DPO/IMAS-USU/XII /2011/MEDAN
Hal : SK Pelantikan Panitia IMAS Peduli Pendidikan Simalungun X
B) Surat Keluar
1. Nomor : 001/E/ PAN-IPPS X/ IMAS-USU/ XII/ 2011/ MEDAN
Hal : Permohonan Audiensi dengan Bapak Bupati
2. Nomor : 002/E/ PAN-IPPS X/ IMAS-USU/ XII/ 2011/ MEDAN
Hal : Permohonan Audiensi dengan Pimpinan Bimbingan Belajar
3. Nomor : 003/E/ PAN-IPPS X/ IMAS-USU/ XII/ 2011/ MEDAN
Hal : Permohonan Kerjasama dengan BIMA
4. Nomor : 004/E/ PAN-IPPS X/ IMAS-USU/I / 2012/ MEDAN
Hal : Permohonan Sponsorship
5. Nomor : 005/E/ PAN-IPPS X/ IMAS-USU/ I/ 2012/ MEDAN
Hal : Permohonan Bantuan Dana
6. Nomor : 006/E/ PAN-IPPS X/ IMAS-USU/ I/ 2012/ MEDAN
Hal : Permohonan Kerjasama Sekolah
7. Nomor : 007/E/ PAN-IPPS X/ IMAS-USU/ III/ 2012/ MEDAN
Hal : Permohonan Pemakaian Tempat
8. Nomor : 008/E/ PAN-IPPS X/ IMAS-USU/ III/ 2012/ MEDAN
Hal : Permohonan menjadi Pemateri
9. Nomor : 009/E/ PAN-IPPS X/ IMAS-USU/ III/ 2012/ MEDAN
Hal : Undangan Penyerahan Hadiah
C) inventaris
1. Surat masuk panitia
2. Stempel panitia
3. Satu set faber Castel
4. Proposal 1 Buah
5. Album foto
6. Pajangan foto dinding
7. Spanduk 2 buah
8. Hasil Try-Out
(terlampir)
(telampir)
BAGIAN IV
PENUTUP
Demikianlah Laporan Pertanggungjawaban ini dibuat sebagai kerangka acuan dalam evaluasi pelaksanaan kegiatan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Kami mengharapkan kegiatan ini dapat menjadi kontribusi nyata Ikatan Mahasiswa Simalungun Universitas Sumatera Utara (IMAS-USU) dalam rangka memberikan sumbangsih nyata kepada masyarakat, secara khusus masyarakat simalungun dalam menumbuhkan kepedulian terhadap pendidikan Simalungun.
Kami selaku panitia mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang terlibat dan membantu terlaksananya kegiatan “IMAS Peduli Pendidikan Simalungun X“ ini. Dan juga kami meminta maaf kepada semua rekan-rekang jika ada perbuatan yang mungkin kurang berkenan di hati, itu semua pertanda bahwa kami merupakan tim yang belum sempurna. Marilah kita jadikan hal tersebut sebagai pendewaan dalam organisasi dan kehidupan sehari-hari. Semoga kegiatan yang telah dilaksanakan ini diridhoi oleh Tuhan Yang Maha Esa, Amin.
Horas IMAS-USU
Horas IMAS-USU
Horas IMAS-USU
nivardo 